«من به تازگی برای نخستین بار مدیر شده‌ام و پنج گزارش مستقیم از کارمندانی که زیر مسوولیت من هستند دریافت می‌کنم. به آنچه انجام می‌دهم اطمینان دارم ولی برای مدیریت پرسنل دچار استرس می‌شوم و دقیقا نمی‌دانم برای اینکه بهترین نتیجه از گروه کاری زیر نظارت من به دست آید باید چه راهکاری استفاده کنم، به ویژه که دو عضو تیم، مرد و زنی مسن‌تر از من هستند. چه باید انجام دهم تا برچسب «مدیر خوب» برازنده‌ی من باشد؟»
این پرسشی فراگیر است که تقریبا ذهن همه‌ی مدیران را در روز اول کارشان در این سِمَت و چه بسا تا آینده‌ای دور مشغول می‌کند. در پاسخ، بعد از تبریک برای موقعیت جدیدتان، می‌گوییم که نباید نگران باشید. ترسِ ابتدایی از این فکر که شما از امروز مسئول کارِ تیمی هستید که مدیریت آن را برعهده گرفته‌اید، کاملا طبیعی است.
همان طور که از پرسش شما مشخص است، مسئولیت را نباید سرسری گرفت. مدیر باید هدایت تیم را با درایت و استفاده از ابتکار و نمونه‌های قبلی (تجربه‌ی شخصی یا دیگری) پیش ببرد. واکنش‌ها و رفتار امروز شما در قامت مدیر با دیروز شما قبل از مدیریت متفاوت خواهد بود.
اعتماد به نفس در محیط کار بسیار مهم است. انگیزه و نقش شما به عنوان مدیر، پیام شفافی به اعضای تیم درباره ی توانایی‌ها و سطح تشخیص و درک و همچنین انتظارات شما از آنها در بردارد.
اما مدیرِ خوب بودن فراتر از این حرف‌هاست، و بگذارید به نگرانی شما از موضوع «سن» که اشاره کردید بازگردم و چند راهکار برای شروع و تداوم یک رابطه‌ی مثبت از جنسِ مدیریت با کارمندان زیر مسوولیت شما پیشنهاد کنم.
سن مهم است
اینکه گفته شود سن در مدیریت بی‌ربط است و توانایی و تجربه به کمک شما می‌رسد ساده است، ولی می‌تواند با واقعیت زندگی و کار فاصله داشته باشد. گاهی زندگی واقعی با انتظارات ما همخوانی ندارد.
اختلاف سن می‌تواند در روابط بین مدیر و کارمندان زیر مسوولیت وی به ویژه اگر بحث از تجربه‌ی کاری در میان باشد، بسیار برجسته شود. این اختلاف، نقش مهمی در بروز مشکل و تنش بین هر دو بازی می‌کند.
در مورد شما، با توجه به اینکه حرفی از وجود اختلاف کاری با اعضای مسن‌تر از خود نزده‌اید و فرض می‌کنیم چنین اختلافی وجود ندارد، ازاین رو، جای نگرانی از دو عضو مسن‌تر از شما وجود ندارد و آنها خواهند کوشید گزارش مناسبی به شما ارائه نمایند.
البته، موضوع به اینجا ختم نمی‌شود و همان طور که در پرسش بالا بخشی از استرس خود را ناشی از موضوع سن بیان کرده‌اید، بنا بر این شما همچنان از این موضوع احساس ناراحتی می‌کنید.
پس باید همیشه این ۳ نکته را به خاطر بسپارید تا اعتقاد پیدا کنید که مدیریت در درون شما نهفته است:
- به یاد آورید که چرا شما را برای پُست مدیریت انتخاب کرده‌اند: حس اعتماد به نفس داشتن می‌تواند به طور مستقیم در تقویت اراده شما برای مدیریت و افزایش جرأت در محل کار موثر واقع شود. پس دلیلِ انتخاب خود را به سِمَت مدیر تیم و آنچه را که باید به عنوان مدیر به زیردستان انتقال دهید با خود مرور کنید.
- بر مهارت‌های شغلی خود بیافزایید. به مهارت‌های مکمل در بین دیگر همکاران رده بالا توجه کنید. از آموزشِ دانش و مهارت‌هایی نظیر فن بیان، سخنرانی، رهبری و مدیریت غافل نشوید.
- با دیگر مدیرانِ شرکت یا مجموعه‌ای که کار می‌کنید در ارتباط باشید. ایجاد رابطه‌ی رده بالا می‌تواند موقعیت شما را در محل کار تقویت نماید. از ارتباطات جدید به عنوان فرصتی برای یاد گرفتن استفاده کنید، و کمک کردن و کمک گرفتن می‌تواند شبکه‌ی روابط شما را گسترش دهد.
راهکارهای بالا به شما کمک خواهد کرد تا بر تلقینات منفی خود غلبه کرده (اگرچه کاملا طبیعی است) و بر مدیریت تمرکز نموده تا بتوانید عنوان «یک مدیر خوب و موفق» را به دست آورید.
شیوه‌ی مدیریتِ شما
به پیشنهادهای زیر توجه کنید تا در تعریف شیوه‌ی مدیریت در راه درست گام بردارید، و به یاد داشته باشید که زمان و تجربه به عنوان بهترین منابع برای ایجاد «حس اطمینان به نفسِ طبیعی» به شما کمک خواهد کرد؛ حسی که شاید امروز آن را ندارید.
حساس باشید: اجازه ندهید شور و هیجانِ پُست جدید (به خاطر تازه وارد بودن در محل کار و حساسیت شخصی به سن و سال) شما را از اتخاذ شیوه‌ی درست مدیریت منحرف کند. اگر ترسیده و مضطرب باشید، اعضای تیم از شما حساب نمی‌برند. پس، بین خطوط را بخوانید.
محکم و ثابت قدم باشید: اینکه کارمندان زیر مسوولیت شما بدانند در کجا ایستاده‌اند و جایگاه‌شان با شما در چه موقعیتی قرار دارد و روش‌های مدیریتی شما منسجم و یکپارچه است، بسیار اهمیت دارد. روش شما در بررسی چالش‌ها و موفقیت‌های تجاری و شیوه‌ی شما در مواجهه با بدرفتاری‌های اداری از نقطه نظر انسجام و عادلانه بودن، اعتبار شما را ارتقاء خواهد داد. بنا بر این، اگر تصمیم گرفته‌اید که به جلو بروید پس شروع کنید.
در ایجاد ارتباط پیش قدم باشید: باوجود دلزدگی و یأس احتمالی در روزهای نخستین مدیریت، بر اعصاب خود مسلط باشید. سعی کنید پیام‌های هدفمند و ساختاری به تیم برسانید. در بازبینی یا بازخوانی گزارش زیاد تمرین کنید و از پرسیدن و درخواست حمایت از مدیر ارشد خود یا مدیر منابع انسانی در راهنمایی برای مکالمه‌ی دشوار ابایی نداشته باشید.
فردی پذیرا باشید: مدیران بزرگ هرگز به دانسته‌های خود بسنده نمی‌کنند و همواره مشتاقِ یاد گرفتن هستند. به عنوان عضو جدید در شرکت و یا مدیر جدید، سعی کنید از اعضای تیم به ویژه از به اصطلاح «ریش سفیدها» بیاموزید و به تجارب و خاطرات شغلی که می‌گویند گوش دهید. واکنش‌های احتمالی دیگران را نیز بپذیرید ولی همواره زبانزد معروف «کَس نخارد پشت من، جز ناخن انگشت من» را آویزه‌ی گوش کنید.
مشوّق باشید: خصوصیات شخصی شما در کار بی درنگ به خصوصیات کاری اعضای تیم منتقل می‌شود. پس، از انعکاس تمایلِ درستِ خود مربوط به دستآورد تیم، اهداف مورد توافق و نتیجه‌ی نهایی مبتنی بر سپاسگزاری، از احترام و اعتماد به اعضا فروگذار نکنید.
اینکه بتوانید هر یک از کارمندان خود را که به شما گزارش ارائه می‌دهند به صورت جداجدا ببینید و تشویق کنید، از دیگر نکات مهم مدیریتی است. با درکِ انگیزه‌ی کاری آنها و نقش احتمالی شما در حمایت از آنها برای بهبود شرایط کاری‌شان (و البته پیگیری تا حصول نتیجه) نه تنها برای خود احترام می‌خرید بلکه رابطه‌ی کاری محکم و دوطرفه‌ای را بنیان می‌گذارید.
مسئولیت‌پذیر باشید: مدیر شدن یعنی پذیرفتنِ مسئولیتِ بخشی از فعالیت‌های تجاریِ کارفرما که به معنای کسبِ نتایجِ خوبِ شغلی است. همچنین رسیدن به اهداف مورد انتظارِ رییس و رسیدن به اهدافی که از کارمندان انتظار داریم از جمله شروطِ مدیر شدن است؛ شروطی که لیاقت شما را برای مدیریت اثبات می‌کند. ازاین رو، مسئولیت‌پذیر باشید و رفتارِ پاسخگو را بین اعضای تیم ترویج کنید.
به جای خودتان باشید: شاید این موردِ آخر را بتوان به عنوان بهترین پیشنهاد به شما ارائه کرد. همواره باید بسته به شخصیت و سلیقه‌ی کاریِ خود بتوانید شیوه‌ی مدیریت را تعریف کنید. اگر شخصیت شما در زندگی خصوصی به شخصیت شما در زندگی حرفه‌ای منتقل شود، برای نمونه اگر فرد راحتی در خانه هستید و بخواهید این خصوصیت را در محیط کار پیاده کنید، دیگر رشته‌ی کار از دست خواهد رفت. بنا بر این، شخصیت شما باید متناسب با موقعیت شما تعریف شود.
هدایتِ تیم همراه با صداقت و استواری در کار به عنوان بهترین راه برای احترام آفرینی، حمایت و اعتماد بین تمام کسانی است که با آنها کار می‌کنید.
موفق باشید.
*منبع: تلگراف
*مترجم: علیرضا اکبری
